אל תתביישו לפרגן ליחידה שלכם בפני אחרים!

"אני יודע טוב מאוד מה הצוות שלי עושה ואיזה עבודה הוא נותן, והוא נותן. אני לא מבין למה את מצפה שבמקום שהממשק שלי יעבוד כמו שצריך אני אלך ואסביר מה אנחנו עושים, איך ולמה". זוהר, מנהל צוות, תוכנית פיתוח למנהלים, נושא המפגש- "ממשקי עבודה".

ההערה של זהר מגיעה כשאנחנו מדברים על הצגת היחידה, הפעילות שלה, ההישגים, ליחידות ולמנהלים בארגון. בדיון נפתח נושא משיק- פרגון בחברה, שיתוף בהישגים, האם זה משהו שעושים בחדרי חדרים או ש"יוצאים איתו החוצה", ואיך עושים את זה נכון.


אבל אולי כדאי להתחיל מ"למה"- למה להציג את היחידה שלי, למה להתגאות בהישגים שלה:

  • נראות בחברה – חברה היא דבר גדול ומורכב. על אף שהיינו רוצים לחשוב שהדברים הם בשליטה רוב הזמן, לא כך הדבר. יש הרבה שינויים חיצוניים ופנימיים שמייצרים מצבים חדשים. ברוב המקרים- כשקורה משהו לא צפוי, ומנוהל בצורה בינונית ומטה- מדברים על זה, מתחקרים את זה, זה עובר במסדרונות. כאן, השליטה שלכם נמוכה מאוד על מה יגידו על היחידה שלכם.
  • לרוב לדברים החיוביים והטובים יש פחות נראות ומקום- על אף שהם אלו שמקדמים את הדימוי של היחידה, ושם יש לכם יותר שליטה על "מה יגידו" כי אתם יוזמים את השיח. אם שם היחידה שלכם יקשר לשלוש הצלחות ברבעון האחרון, ואז תגיע "נפילה", תסכימו איתי שזה יראה אחרת מאשר "נפילה" ברבעון וזהו. אז איך אתם רוצים שהיחידה שלכם תיראה? מה אתם רוצים שיגידו עליה?
  • העובדים שלכם – העובדים שלכם ואתם עובדים קשה. כשהם שומעים שאתם משבחים אותם, מתגאים בהישגים שלהם, זה נותן להם כח ורוח חיובית במפרשים- של משמעות וערך. תחשבו איך תרגישו אם תראו את המנהל שלכם מספר על ההצלחות שלכם למנהל אחר.
  • השם שלכם- מה הייתם רוצים שיגידו עליכם? מה אתם עושים כדי שזה יקרה? כשאתם מפרגנים למנוהלים על ידכם אתם למעשה מפרגנים גם לעצמכם.

זה לא צנוע? זה לא מקובל? אז הנה כמה טיפים- איך לעשות את זה בצורה ראויה:

  1.  דברו עובדות – משפטים כמו "הם נותנים את הנשמה" או "הם עשו עבודה מצוינת" הם משפטים יחסיים, הם לא אומרים דבר למי ששומע אותם, ובהחלט יכולים להיתפס כמחמאות שווא. שילוב עובדות יבהיר לשומע את המצב: "החודש הם נתנו מענה ל15% יותר לקוחות", או "היו בפרויקט בעיות של אבטחה שלא עודכנו עליהן, מה שיכול היה ליצור עיכוב של ארבעה ימי עבודה, ובכל זאת הצוות עשה מאמץ ועמד בלו"ז".
  2. השוואה- אנחנו הרבה פעמים מניחים שהצד השני (גם המנהל הישיר שלך) זוכר נתונים קודמים. לא תמיד זה המצב. לכן, השוואה למצב קודם יכולה לשנות את תפיסת המצב. במקום: "סגרנו את אפריל עם 160 מכירות- וזה עם חופשת פסח באמצע!" מומלץ לומר "ברבעון האחרון של 2013 מכרנו 150 יחידות בחודש, ברבעון הראשון של השנה מכרנו כבר 172 יחידות בחודש, ואת אפריל סגרנו עם 168 יחידות- וזה למרות פסח". את ה"כל הכבוד" תקבלו מהצד השני. גם: "זה פרויקט שהצוות עושה בדרך כלל בארבעה שבועות, אבל לאור דרישת הלקוח הם עשו אותו בפחות משלושה שבועות" מעורר הערכה.
  3. פרגנו לשותפים- בחברה אתם אף פעם לא לבד, תמיד יש ממשקים שעוזרים, מקדמים, חלקם "שקופים" ולא מקבלים את הנראות הנדרשת. כשאתם מפרגנים לשותפים, ממקום אמיתי וכנה, אתה מקבלים הערכה חזרה- גם מהשומע וגם מהשותף. כך אתם מרוויחים גם את שיתוף הפעולה שלו להמשך. "נריה וצוות המחסן הבינו את החשיבות בזירוז הפרויקט, ועשו מאמצים כדי להביא את הציוד שדרוש אפילו שזה היה בהתראה של יומיים במקום שבוע. אחרת לא היינו עומד בקיזוז הלו"ז".

לסיכום
באופן טבעי הערות או ביקורת מקבלים נפח גדול ומפורט, בעוד פרגון נאמר במשפט או שניים, אם בכלל. רוצים שיגידו על היחידה שלכם ועליכם דברים טובים?- קדמו את הנושא באופן אישי, תוך שמירה על הטעם הטוב בעזרת שלושת הכלים שכאן.

מחבר: רות חובב – וענונו, יועצת ארגונית אנשים- ניהול ומה שביניהם
דף הבית: http://www.ruth-hovav.com
דוא"ל:

חזרה

facebook | twitter | Google+ שתף ב

צרו קשר עם מומחה השמה

File Size: 3000KB Max
File Types: .doc

*שדה חובהשלח פנייה